SOCIEDAD ESPAÑOLA DE PERIODONCIA Y OSTEOINTEGRACIÓN
ANEXO 1
Normativa de presentación de candidaturas a la Reunión Anual
1. SOLICITUDES, CONDICIONES, PLAZO, FORMA Y TRAMITACIÓN
2. PRESENTACIÓN DE LA CANDIDATURA Y SU PROYECTO
3. PROYECTO DE LA REUNION ANUAL
4. ADHESIONES
1. SOLICITUDES, CONDICIONES, PLAZO, FORMA Y TRAMITACIÓN
1.a. Condiciones para optar a la candidatura de la RA.
Estar colegiado, tener al menos una antigüedad de 10 años como socio de SEPA y haber asistido al menos a tres de las cinco últimas RA. No estar inmerso en un proceso disciplinario según el art. 34 de los Estatutos de la Sociedad.
- Candidato vocal local Comité Organizador propuesto por el candidato a Presidente de la RA.
Estar colegiado, tener al menos una antigüedad de 5 años como socio de SEPA y haber asistido al menos a tres de las 5 últimas reuniones anuales. No estar inmerso en un proceso disciplinario según el art. 34 de los Estatutos de la Sociedad.
1.b. Plazos de solicitud
La solicitud se presentará por escrito, con al menos 5 meses de antelación a la fecha de inicio de la Reunión Anual (en adelante "R.A.") del año en curso, dirigido a la oficina de la Sociedad, a la atención del Presidente.
La solicitud será para la R.A., que corresponda, a tres años posterior al de la solicitud.
Puede solicitarse la adjudicación provisional para R.A. más alejadas en el tiempo, entre 4 y 5 años, indicando en ese caso el año de preferencia para el que se solicita. En este caso la Junta Directiva informará a la siguiente Asamblea General sobre esta solicitud.
1.c. Forma de la solicitud
En el escrito de solicitud se justificará que el Presidente de la candidatura y el miembro del Comité Organizador propuesto por éste, cumplen las condiciones personales para optar a tal condición, recogidas en esta normativa.
Igualmente se expresarán las razones personales por las que se desea optar a la organización de la RA solicitada.
1.d. Tramitación de la solicitud
SEPA contestará a las solicitudes en un plazo de 1 mes y, si han sido aceptadas provisionalmente, se pedirá al solicitante la presentación del proyecto (según normativa), al menos 3 meses antes de la siguiente R.A., para valoración por parte de la Junta Directiva de SEPA.
La Junta Directiva de SEPA, podrá, si lo estima necesario, cursar una visita a la sede propuesta para verificar las condiciones de la sede propuesta. El candidato deberá facilitar las condiciones de esta visita.
Si el proyecto es aprobado, deberá presentarse en la Asamblea de la R.A. para su votación y aprobación definitiva.
Cuando un proyecto ya ha sido aprobado por la Asamblea de la Sociedad, deberá presentar el programa en el curso de la Reunión Anual anterior a la otorgada.
Si coinciden dos o más solicitudes de una misma ciudad, que reúnan las condiciones personales de los candidatos, se aceptarán todas con carácter provisional. En este caso la Gerencia de SEPA contactará con ellas en un plazo de 1 semana posterior al fin del plazo de presentación, con el fin de comunicarles la coincidencia y sugerir que se presente una sola candidatura por ciudad. La posible renuncia o la unificación de candidaturas deberá presentarse y recibirse por escrito 4 meses antes de la R.A. del año en curso, en la oficina de SEPA.
En caso de llegarse a un acuerdo entre ambas candidaturas que cumplan las condiciones de la presente normativa, serán sometidas ambas a la valoración de la Asamblea general
2. PRESENTACIÓN DE LA CANDIDATURA Y SU PROYECTO
2.a. La Junta Directiva someterá a la Asamblea General la aprobación de las candidaturas presentadas que reúnan las condiciones de la normativa.
2.b. Se presentará ante la Asamblea General de SEPA del año en curso un Proyecto de R.A., respaldado por una candidatura de la que se conozcan los cargos de Presidente de la RA y del vocal local del Comité Organizador propuesto por éste.
2.c. El Socio de SEPA que figure como Presidente de la candidatura a R.A., debe estar en la Asamblea General, para presentar, exponer y defender su opción. Sólo podrá ser sustituido, por causa justificada, por el vocal local del Comité organizador, o en ausencia de éste por otro miembro de SEPA, acreditado con delegación por escrito.
2.d. Las candidaturas presentadas dispondrán, de idéntico espacio de tiempo para la defensa de su proyecto ante la Asamblea General. La junta directiva determinará el tiempo asignado a la presentación y lo comunicará a cada candidatura, con el menos una semana de antelación. El formato de la presentación se comunicará con al menos un mes de antelación.
2.e. El formato de la presentación incluirá:
- Presentación personal del presidente de la RA y vocal local.
- Motivaciones para presentar la candidatura a la RA.
- Características de la ciudad. Infraestructura de transportes, alojamientos, actos sociales.
- Infraestructura de la sede de la RA. Insistiendo sobre todo en las salas, zonas para Expoperio, accesibilidad a la misma desde los alojamientos.
- Otros puntos destacables a discreccionalidad del candidato.
2.f. Los diferentes proyectos serán sometidos a votación por el procedimiento asambleario habitual. En caso de empate en tercera votación, resultará elegida la candidatura que hubiera presentado antes su proyecto en SEPA.
2.g. Si por cualquier circunstancia, no hubiera candidaturas, la Junta de SEPA quedará facultada para designar Sede y J.L., informando a la Asamblea General de las gestiones realizadas.
3. PROYECTO DE LA REUNION ANUAL
Constará de los siguientes apartados:
CIUDAD
FECHAS
SEDE
ADHESIONES
3.1. CIUDAD
3.1.1. Comunicaciones
Deberá tener un aeropuerto, tren de alta velocidad o estar a menos de una hora de una de estos medios de comunicación pos autopista o autovía.
3.1.2. Alojamientos.
Al menos un hotel de 5 estrellas
Al menos tres hoteles de 4 estrellas
Al menos tres hoteles de tres estrellas
La facilidad de comunicación entre los alojamientos y la sede del congreso será considerada un aspecto importante en la evaluación
3.1.3. Infraestructura específica del congreso
- Palacio de Congresos o Gran Hotel, con las prestaciones reseñadas en el apartado correspondiente
- Empresa especializada en audiovisuales
- Empresa especializada en equipos de traducción simultánea e intérpretes
- Empresa especializada en azafatas de calidad, bilingües, etc.
- Oficina de Turismo con posibilidad de proporcionar guías turísticas.
- Agencia de Congresos
3.2. FECHAS
El mes elegido deberá ser mayo. La Junta directiva de SEPA podrá, en circunstancias especiales aprobar una fecha alternativa.
Cuando la R.A. coincida con celebraciones internacionales, fundamentalmente Europerio, se elegirá el mes de noviembre para la celebración de la RA.
3.3. SEDE DE LA REUNIóN ANUAL
Un Palacio de Congresos o un gran Hotel, que cumpla los requisitos necesarios, aportando datos sobre categoría, capacidad, número de salones así como capacidad de los mismos, medios técnicos disponibles, medios técnicos no disponibles, otros recursos, etc.
3.3.1.- Sala principal
Deberá disponer de:
Capacidad para 700 a 1000 plazas.
Infraestructura audiovisual adecuada a las exigencias de cada momento, determinadas por la junta de SEPA.
3.3.2. Salas secundarias
También debe pensarse en la necesidad de contar con uno o varios salones secundarios para celebrar pequeñas reuniones como:
Comunicaciones libres.
Programa de opinión clínica.
Foro de la industria.
Ruedas de prensa
Cursos pre congreso.
Cursos intra congreso.
Cursos de auxiliares.
Cursos de higienistas
Otros fines.
Dichas salas deberán contar al menos con:
- Al menos una con capacidad para más de 400 plazas.
- Al menos dos con capacidad de 100 a 150 plazas.
- Varias con capacidad inferior a 100 plazas.
La Infraestructura audiovisual adecuada a las exigencias de cada momento, determinadas por la junta de SEPA.
3.3.3. Despachos de gestión.
Deberán existir al menos 6 despachos con su mobiliario para la gestión de la RA:
Secretaría técnica
Secretaría científica. 2 salas. Una para revisión de presentaciones por los ponentes.
Gerencia de SEPA
Junta de SEPA
Comité Organizador
3.3.4. Espacio para posters.
Amplio, bien iluminado y señalizado. Se recomienda la situación en proximidad a la EXPOPERIO o en lugar de frecuente paso
Deberá disponer de paneles donde situar las presentaciones y de todo lo necesario para una fácil colocación por parte de los panelistas
Debe realizarse un plano del espacio dedicado a este fin, con la distribución de los paneles
3.3.5. Comidas de trabajo.
Deberá existir un espacio situado directamente junto a la Expoperio, que permita realizar los cafés y comidas de trabajo.
Igualmente deberá estar disponible un servicio continuo de bar, durante todo el tiempo de realización de las actividades científicas. Se valorará positivamente la cercanía con los salones de conferencias y la Expoperio.
También se valorará positivamente la existencia de restaurantes en la proximidad (con acceso peatonal) de la sede de la RA., para los congresistas que deseen comer por su cuenta.
3.3.6. Exposición comercial.
Debe tener un amplio espacio, de 2000 m2 a 3000 m2, para la Exposición Comercial, diáfano y en una sola planta y que prevea:
Fácil y frecuente tránsito de los congresistas
Buena iluminación, aireación, toma de fuerza, pasillos amplios, etc.
Aportar plano con el estudio de la distribución de las diferentes categorías de Stands:
a/ Stand de SEPA
b/ Stands de Socios Colaboradores de SEPA
c/ Stands de otros colaboradores circunstanciales.
También un estudio del flujo de congresistas para evitar los espacios muertos, que dan lugar a expositores de escasa afluencia.
3.3.7. Secretaría técnica.
Deberá disponer de un espacio amplio, lo más cerca posible de la entrada al recinto donde se celebre la R.A., dentro de la Sede, para poder ubicar la infraestructura de entrega de documentación e inscripciones.
4. ADHESIONES
La presentación por parte del candidato de adhesiones se entenderá como un aval a la candidatura.
La forma de acreditación de estas adhesiones será el documento escrito.
Las adhesiones a considerar serán las siguientes:
Instituciones políticas locales. Ayuntamiento, diputación, consejería de salud.
Instituciones universitarias en caso de existir. Universidad central, facultad de odontología, facultad de medicina.
Asociaciones profesionales. Colegio de dentistas provincial y regional (Muy importante). Colegio de médicos.
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