Preámbulo
Entre las actividades de este tipo ocupa un lugar preeminente la Reunión Anual (RA), la más tradicional y relevante actividad científica organizada por SEPA.
El objetivo fundamental de la RA es la transmisión de conocimiento científico en periodoncia e implantología, aunque también se dará importancia a la obtención de beneficios económicos para el cumplimiento de otros fines de la Sociedad.
Responsabilidad organizativa de la Reunión Anual.
La RA es responsabilidad directa de la Junta Directiva que deberá controlar todos los aspectos científicos y organizativos.
La Asamblea General ordinaria aprobará la realización de cada reunión anual a propuesta de la junta directiva, en todos sus aspectos, según un proyecto normalizado (anexo 1). El plazo de aprobación de una reunión anual es de tres años antes de la celebración de la misma, pudiendo aumentarse, en circunstancias concretas por decisión de la Junta Directiva.
Régimen económico
La RA formará parte de los presupuestos ordinarios de la sociedad, debiendo consignarse dentro de los mismos como un apartado, con desglose contable según la Ley General Contable.
El control de las partidas de ingresos y gastos deberá ser sometido siempre a aprobación de la Junta Directiva de la Sociedad.
El Comité Organizador
Estará compuesto por los siguientes miembros:
El Presidente de la Reunión
El Vocal de Congresos de la Junta Directiva que hará papeles de Tesorero.
Tres socios propuestos por el Presidente del Comité Organizador
Un socio propuesto por la Junta Directiva
Son competencias del Comité Organizador:
- Vigilar el cumplimiento de cada uno de los puntos del protocolo de organización de la RA. Anexo 1.
- Presentar a la Junta Directiva cuantas iniciativas crea convenientes para la organización de la RA.
- Controlar la actividad de la Agencia de Congresos.
Son competencias del Presidente de la Reunión Anual:
- La representación institucional de SEPA en el ámbito local del sitio de celebración de la RA, cuando no sea ejercida por el Presidente de la Sociedad.
- Proponer a la Junta de SEPA un comité asesor para labores de apoyo organizativo local.
- La selección y propuesta a la Junta de SEPA de las infraestructuras humanas y materiales para la celebración de los actos de ámbito local.
- Proponer a la Junta de SEPA y supervisar las acciones de promoción de la RA en el ámbito local de celebración.
- Ostentar el cargo correspondiente que se le asigne por el protocolo en los actos motivo del la RA durante la celebración de la misma, así como con anterioridad y posterioridad al la misma.
El Presidente de la Reunión Anual firmará, previamente a la presentación de su candidatura a la Asamblea General, un documento en el que se establecen las condiciones de organización. (anexo 2).
La Agencia de Congresos.
La Junta Directiva nombrará una agencia central de congresos, cuya relación se establecerá por plazos renovables de tres años simultáneos al mandato de cada junta directiva.
Funciones de la Agencia de Congresos
- Gestión de inscripciones
- Reservas hoteleras de congresistas y dictantes
- Gestión de viajes de congresistas y dictantes
- Organización material y humana en la sede de la RA
- Restauración
- Organización de los actos sociales
La Sede de SEPA
SEPA deberá disponer de una estructura organizativa que le permita gestionar los siguientes aspectos de la RA.
Funciones de la SEDE de SEPA.
- Relación con la industria. Patrocinios.
- Gestión de las actividades científicas.
- Coordinación entre el Comité Organizador y la Agencia de Congresos.
Organización científica
Correrá a cargo del comité científico elegido para cada reunión anual, con dos años de antelación a la RA correspondiente
El comité científico estará compuesto por los siguientes miembros:
- El Presidente del Comité Organizador
- El Presidente de la SEPA
- Dos profesores titulares de Universidad
- Dos socios titulares de SEPA
Los puestos 3, 4 y 5 serán elegidos por el comité organizador en la primera reunión tras la aprobación de la RA por la Asamblea general.
Las directrices científicas de la reunión, determinación de contenidos y criterios de selección de dictantes, serán marcadas por la Junta Directiva de SEPA por mediación del vocal de congresos. Las normas de participación de dictantes se recogen en anexo 3.
Estructura del programa científico
Constará de los siguientes apartados:
1. Actividades promovidas por SEPA
a. Sesiones generales
b. Sesiones de miembros adheridos
c. Talleres
d. Mesas clínicas
e. Comunicaciones científicas. Estarán bajo el control del comité científico. Se cuidará especialmente el rigor en la elección de las comunicaciones a presentar. (Anexo 4).
- Orales
- Posters
2. Actividades promovidas por la industria. Se realizarán dentro del marco del patrocinio de la Sociedad y no generarán coste alguno para la RA ni para SEPA.
a. Foros de la industria
b. Talleres
La Junta de SEPA tendrá la posibilidad de seleccionar nuevas formas de contenidos científicos y clínicos en función de la evolución científica y clínica de la periodoncia e implantología.
Las sesiones de miembros adheridos son un formato de interés estratégico para SEPA y deberán cuidarse especialmente sus contenidos.
Será de obligado cumplimiento la administración de una encuesta de satisfacción de los congresistas, que incluya cuestiones sobre los aspectos organizativos y científicos de la RA. La encuesta sobre aspectos científicos incluirá una valoración específica de los dictantes. Los resultados de la encuesta estarán a disposición de los comités, científico y organizador, cuando lo crean necesario.
Actos sociales y actividades de restauración.
Los actos sociales y actividades de restauración, forman parte de la organización general de la RA, pero deben tener un tratamiento presupuestario independiente y tienen que ser siempre autofinanciadas.
Las actividades de restauración deberán ofrecerse en el ámbito de la expoperio, pero con pago directo por el usuario del servicio.
La cena de gala será la actividad institucional de reconocimiento y galardones del la RA y se cubrirá mediante pago individual de los asistentes por inscripción.
El cóctel de bienvenida será la única actividad incluida en la cuota del la RA
Asamblea General
Se recomienda su celebración al comienzo de la RA antes de las sesiones científicas, para de esa forma, no influir en el devenir de la misma.
