Protocolo de participación de dictantes en actividades científicas de la Sociedad Española de Periodoncia y Osteointegración SEPA.
Para ello organiza diferentes tipos de actividades dirigidas tanto a odontólogos y estomatólogos como a higienistas, auxiliares y demás colaboradores. Dichas actividades requieren la participación de dictantes que normalmente son propuestos por los órganos creados por la Sociedad, bien los Comités Científicos de los Congresos, las Comisiones de Selección para actividades concretas o la propia Junta Directiva.
La SEPA planteará todas sus actividades científicas con la finalidad del éxito científico pero bajo el criterio organizativo de la autofinanciación.
Se pretende con este documento normalizar las condiciones de participación de los dictantes en las actividades científicas con el fin de lograr que en cada situación éstas sean previamente conocidas con criterios de igualdad y previsión.
La SEPA entiende que la colaboración de los dictantes se debe contemplar desde una doble vertiente, por una parte representa un acto de solidaridad para con las personas que reciben su ciencia o conocimiento y por otra significa un foro de acreditación y prestigio al ser reconocido el dictante por la Sociedad como una persona de relevancia científica o profesional.
En la elección tanto de los dictantes como de los miembros de las comisiones de selección y comités científicos se tendrá en especial consideración la pertenencia al Programa de Voluntarios SEPA.
La SEPA mantendrá una memoria de las colaboraciones prestadas y en el caso de los Voluntarios SEPA las incorporará al currículo de cada cual, que podrá ser facilitado a a quien lo solicite o volcado en la web de la Sociedad, todo ello con la debida y expresa autorización del interesado, para su mayor difusión.
En el momento de la selección de dictantes los comités organizadores de las diferentes actividades y el comité científico de la Reunión Anual deberán estar en posesión de la presente normativa, así como del listado de Voluntarios SEPA y de la memoria de las colaboraciones efectuadas con anterioridad.
La Junta Directiva de la Sociedad será la encargada de velar por el adecuado cumplimiento, teniendo capacidad para modificar cualquier propuesta que no se ajuste a la misma o de establecer el criterio definitivo en casos de duda de interpretación.
En la medida de lo posible, se procurará evitar el concurso como ponentes de los integrantes de la Junta Directiva de SEPA o de los afiliados integrados en los comités organizadores directamente relacionados con el evento.
1. Selección de los dictantes
1.1. Reunión anual
Se constituirá un Comité Científico cuya composición se recoge en la normativa de organización de Reuniones Anuales de la SEPA.
El Presidente de SEPA o en su defecto el Secretario o en quien deleguen, explicará a sus componentes que los criterios que regirán la selección de los mismos estarán presididos por la idoneidad de la persona seleccionada para tratar el tema propuesto. Cuando se trate de elegir entre miembros de SEPA, además del criterio anterior se considerará que haya un cierto equilibrio en número y categoría de participaciones en actividades como dictante, con relación al resto de seleccionados. A igualdad de condiciones prevalecerá la elección de aquel que sea Voluntario SEPA.
1.2. Cursos de Formación continuada
Son responsabilidad directa de la Vocalía de Formación Continuada. El vocal encargado de esta área elegirá un coordinador local de la actividad, que hará la propuesta de participantes. Se intentará que los ponentes invitados sean de las localidades o áreas limítrofes, para evitar gastos de desplazamiento y hospedaje.
La selección definitiva de dictantes la realizará la junta Directiva de la Sociedad a propuesta del Vocal de Formación Continuada.
1.3. Resto de cursos, simposios y conferencias.
La selección se realizará por la Junta Directiva. En los casos en que se haya constituido una comisión organizadora específica para tal actividad, esta propondrá los nombres de los ponentes a la Junta Directiva, quien tendrá la responsabilidad de la decisión final.
2.1. Reunión anual
Se contemplarán los siguientes tipos de colaboración:
2.1.1. Conferenciantes extranjeros en sesión general “SG” o sesión de Estudiantes y miembros adheridos “SEMA”.
Inscripción al programa científico [4].
2.1.2. Conferenciantes Afiliados a SEPA, en SG o SEMA.
- Viaje. En avión clase turista, tren 1ª clase, gastos de automóvil privado (0,18 €/km.+ peajes + parking) o taxi 1.
- Alojamiento. 1 a 3 noches de hotel 2.
- Certificado y Regalo (placa o similar) por parte de SEPA y del Comité Organizador.
Inscripción al programa científico [5].
2.1.3. Conferenciantes nacionales, NO Afiliados a SEPA, en SG o SEMA.
Inscripción al programa científico [8].
La Junta Directiva tendrá capacidad para en casos concretos abonar honorarios a algún dictante nacional de especial interés, siempre que éste no sea miembro de SEPA.
2.1.4. Conferenciantes de talleres.
- Las condiciones de participación de los directores de taller serán las mismas que las de dictantes nacionales en la Reunión Anual, para sus otras secciones.
- Los ayudantes de taller, si los hubiese, recibirán un certificado acreditativo de su participación.
NOTA ACLARATORIA
Los talleres de SEPA son actividades científicas destinadas a un numero reducido de asistentes (con limites máximos y mínimos) a los que la Sociedad busca patrocinadores para facilitar su desarrollo técnico. También pueden estar patrocinados por la propia SEPA si el interés científico lo justifica.
En cualquier caso, los talleres deben disponer de financiación autosuficiente en función del patrocinio logrado y/o de las inscripciones al mismo, por lo que su presupuesto, capacidad y cuota será variable y deberá ser proyectada. Su desarrollo final dependerá de que se consigan satisfacer las necesidades técnicas y económicas, por lo tanto las inscripciones a cada taller serán admitidas con carácter provisional hasta que se confirme definitivamente su realización. En caso de cancelación por motivos de falta de audiencia o problemas organizativos de la Sociedad, se devolverá la totalidad del importe de la inscripción a los inscritos.
Tendrán preferencia de inscripción los congresistas, admitiéndose inscripciones de no congresistas sólo con carácter provisional dependiendo de la existencia de plazas sin cubrir por parte de los congresistas hasta 15 días antes del evento
El Comité científico, también podrá sugerir a la Junta de SEPA las entidades que en su criterio pudieran estar interesadas en el patrocinio de cada taller. La Junta de SEPA designará a uno de sus miembros para que actúe como coordinador de esta actividad de cara a entablar las negociaciones con las entidades comerciales que pudieran estar interesadas
Las entidades patrocinadoras deberán aportar una cantidad económica a SEPA destinada a cubrir los gastos de Sala y audiovisuales, aportar los medios técnicos y materiales propios de su actividad comercial que tengan relación con el tema del taller y costear, si desean hacerlo, la publicidad especifica que se realice del taller en cuestión
El Comité Científico propondrá a la Junta de SEPA un tema y el o los director/es-ponente/s para cada taller. Con carácter preferente se procurará designar una sola persona como director del taller.
En el caso de que el Comité Científico o el director del taller consideren la necesidad de contar con Ayudantes para su desarrollo teórico o practico, se deberá aportar a la Junta directiva una justificación de la sugerencia para ser sometido a su consideración, no pudiendo superar la cifra de tres ayudantes por taller.
2.1.5. Conferenciantes del curso de Formación Continuada para higienistas y/o Auxiliares y/o colaboradores.
Las condiciones de participación serán las mismas que las de los dictantes nacionales en la Reunión Anual en sus otras sesiones.
El número de ponentes por defecto será de dos, debiendo contar con una aprobación especial de la Junta en el caso de que se sugiera un numero mayor por parte del comité científico.
2.1.6. Conferenciantes de Actividades Satélite.
- Las condiciones de participación de los ponentes que intervengan en los actos destinados a promoción mediante patrocinio científico-comercial, conllevaran que todos los gastos del mismo, incluidos los de los dictantes, correrán por cuenta de la empresa promotora.
NOTA ACLARATORIA
Las Actividades Satélite de las Reuniones Anuales de SEPA dispondrán de plazas limitadas al aforo de la sala destinada al efecto. La inscripción será por defecto gratuita, pudiendo pactarse condiciones especiales según las características del evento. A estos talleres podrán asistir invitados especiales del patrocinador no inscritos al congreso y que dispongan de un pase especial negociado con SEPA por la compañía patrocinadora pero ante una eventual limitación de plazas tendrán preferencia los previamente inscritos al congreso.
El comité científico y la Junta de SEPA deberán tener conocimiento con un mes de antelación, para su aprobación o reprobación, del programa a desarrollar, currículo de los invitados y supervisar la propaganda que de esta actividad satélite de SEPA se planee efectuar.
2.1.7. Directores moderadores de simposio
- En casos de ser socios de SEPA se les entregará un objeto (placa o regalo) en señal de reconocimiento al final de la sesión que hayan moderado y una invitación a la cena de la RA y/o a la cena de los ponentes.
- Las personas no socios de SEPA que cumplan esta misión serán consideradas invitados especiales de SEPA y las condiciones de cada invitación requerirán un estudio especial por parte de la Junta de SEPA. Por lo general recibirán un regalo en señal de reconocimiento al final de la sesión que hayan moderado y una invitación a la cena de la RA y/o a la de los ponentes.
- En los casos en que los moderadores tengan una dedicación especial, como es el caso de las mesas de expertos, se les dará el trato recogido en los apartados 2.1.2 o 2.1.3. Esta decisión corresponderá a la Junta Directiva previa propuesta del Comité Científico y se comunicará al moderador al proponerle su colaboración.
2.1.8. Jurados de las comunicaciones
- Las mismas condiciones que los directores y moderadores de simposio.
2.2. Cursos de Formación continuada
- Se entregará un certificado de participación y un obsequio como agradecimiento por su colaboración al finalizar el ciclo o con motivo de la R.A.
NOTA ACLARATORIA
Se intentará que los ponentes invitados sean de las localidades o de áreas limítrofes, para diversificar los ponentes, potenciar y realzar la participación de los afiliados locales y regionales, y reducir el presupuesto evitando los gastos de desplazamiento y hospedaje.
Si aun así, el organizador considera necesario contar con personas de áreas distantes, antes de comunicarse con el dictante debe informar a SEPA, para que se autorice el gasto de desplazamiento y/o una noche de hospedaje.
No se abonará en concepto de honorarios ninguna retribución, ni a ponentes, ni a coordinadores.
2.3. Resto de cursos, simposios y conferencias
2.3.1. Conferenciantes extranjeros
- Viaje. en avión clase turista, tren 1ª clase, gastos de automóvil privado (0,18 €/km.+ peajes + parking) o taxi [9].
- Alojamiento. 1 o 2 noches de hotel [10].
- Honorarios. 1500 € por hasta dos horas de conferencia [11].
- Certificado y Regalo (placa o similar) por parte de SEPA y del Comité Organizador.
Inscripción al curso [12].
2.3.2. Conferenciantes nacionales Afiliados de SEPA
Viaje. En avión clase turista, tren 1ª clase, gastos de automóvil privado (0,18 €/km.+ peajes + parking) o taxi 1.
Alojamiento. 1 ó 2 noches de hotel 2.
Inscripción al curso 4.
Certificado y Regalo (placa o similar) por parte de SEPA, entregado tras finalizar su ponencia
2.3.3. Conferenciantes nacionales NO Afiliados de SEPA
La Junta Directiva tendrá capacidad para en casos concretos abonar honorarios a algún dictante nacional de especial interés, siempre que este no sea miembro de SEPA.
2.4. Reunión de invierno
La selección de los dictantes se realizará por las Juntas de SEPA y SEPES a propuesta de los responsables de la organización nombrados para ese año.
- Las condiciones de participación para los dictantes serán los establecidos en el acuerdo adoptado entre SEPA y SEPES
NOTA ACLARATORIA
La Reunión de Invierno debe contar con un proyecto que incluya el desarrollo detallado del programa científico y social, así como el correcto estudio económico del mismo
Los responsables de la organización por parte de SEPA, serán nombrados por la Sociedad entre los que habitualmente acuden a la misma.
Si la Reunión se desarrolla conjuntamente con otra u otras sociedades, cada una de ellas nombrará un coordinador de la actividad y la dirección será rotativa entre las mismas.
La Reunión de invierno, como cualquier otro evento de SEPA debe contar con una organización que procure su autofinanciación.
3. Comunicación de participación a los dictantes
Una vez sea aceptado por parte de la Junta directiva de SEPA, el comité científico, el comité organizador o el coordinador respectivamente de las diferentes actividades informará al dictante seleccionado, pidiéndole de forma verbal su conformidad.
En caso de producirse la aceptación por parte del conferenciante, el comité científico, comité organizador o coordinador se pondrán en contacto con la Junta Directiva de la sociedad comunicando la aceptación de la propuesta.
El presidente de SEPA y el responsable directo de la participación se dirigirán por escrito al conferenciante propuesto agradeciéndole su colaboración y enviándole las condiciones de su participación.
[1] Los Billetes de Avión o Tren deben ser negociados por SEPA o por la agencia en que delegue, ofreciendo a los ponentes los billetes correspondientes, responsabilizándose de que dispongan de ellos con tiempo suficiente para asegurar la adquisición de tarifas más económicas, la ausencia de incidentes y las labores de seguimiento y recogida cuando proceda, propias de la Secretaria técnica del congreso.
En el caso de que el invitado desee viajar en categoría superior a la expresada en la normativa, como norma general se le ofrecerá el billete solicitado descontando la demasía de la asignación económica acordada o acuerdo similar.
Cualquier situación que se aparte de lo explicitado en esta normativa requerirá de la aprobación expresa de la Junta directiva de SEPA.
[2] La reserva hotelera se ceñirá a la participación en el evento con una duración máxima del mismo periodo que dure la actividad científica ordinaria. También se tendrá en cuenta la posibilidad de combinar Avión + hotel, al ser esta una opción más económica aunque suele obligar a permanecer la noche del sábado al Domingo. Esto último es especialmente importante para viajes internacionales.
[3] La aportación económica básica será de 750 Euros por cada hora o fracción de al menos media hora de ponencia activa, sin tener en cuenta el tiempo de mesas redondas o debates.
[4] La inscripción de los ponentes debe incluir la invitación a la Cena de la R.A. de SEPA (la también denominada de Gala) y/o la cena de los ponentes.
[5] La inscripción de los ponentes debe incluir la invitación a la Cena de la R.A. de SEPA (la también denominada de Gala) y/o la cena de los ponentes.
[6] Los Billetes de Avión o Tren deben ser negociados por SEPA o por la agencia en que delegue, ofreciendo a los ponentes los billetes correspondientes, responsabilizándose de que dispongan de ellos con tiempo suficiente para asegurar la adquisición de tarifas más económicas, la ausencia de incidentes y las labores de seguimiento y recogida cuando proceda, propias de la Secretaria técnica del congreso.
En el caso de que el invitado desee viajar en categoría superior a la expresada en la normativa, como norma general se le ofrecerá el billete solicitado descontando la demasía de la asignación económica acordada o acuerdo similar.
Cualquier situación que se aparte de lo explicitado en esta normativa requerirá de la aprobación expresa de la Junta directiva de SEPA.
[7] La reserva hotelera se ceñirá a la participación en el evento con una duración máxima del mismo periodo que dure la actividad científica ordinaria. También se tendrá en cuenta la posibilidad de combinar Avión + hotel, al ser esta una opción más económica aunque suele obligar a permanecer la noche del sábado al Domingo. Esto último es especialmente importante para viajes internacionales.
[8] La inscripción de los ponentes debe incluir la invitación a la Cena de la R.A. de SEPA (la también denominada de Gala) y/o la cena de los ponentes.
[9] Los Billetes de Avión o Tren deben ser negociados por SEPA o por la agencia en que delegue, ofreciendo a los ponentes los billetes correspondientes, responsabilizándose de que dispongan de ellos con tiempo suficiente para asegurar la adquisición de tarifas más económicas, la ausencia de incidentes y las labores de seguimiento y recogida cuando proceda, propias de la Secretaria técnica del congreso.
En el caso de que el invitado desee viajar en categoría superior a la expresada en la normativa, como norma general se le ofrecerá el billete solicitado descontando la demasía de la asignación económica acordada o acuerdo similar.
Cualquier situación que se aparte de lo explicado en esta normativa requerirá de la aprobación expresa de la Junta directiva de SEPA.
[10] La reserva hotelera se ceñirá a la participación en el evento con una duración máxima del mismo periodo que dure la actividad científica ordinaria. También se tendrá en cuenta la posibilidad de combinar Avión + hotel, al ser esta una opción más económica aunque suele obligar a permanecer la noche del sábado al Domingo. Esto último es especialmente importante para viajes internacionales.
[11] La aportación económica básica será de 750 Euros por cada hora o fracción de al menos media hora de ponencia activa, sin tener en cuenta el tiempo de mesas redondas o debates.
[12] La inscripción de los ponentes debe incluir la invitación a la Cena de los ponentes.
[13] Los Billetes de Avión o Tren deben ser negociados por SEPA o por la agencia en que delegue, ofreciendo a los ponentes los billetes correspondientes, responsabilizándose de que dispongan de ellos con tiempo suficiente para asegurar la adquisición de tarifas más económicas, la ausencia de incidentes y las labores de seguimiento y recogida cuando proceda, propias de la Secretaria técnica del congreso.
En el caso de que el invitado desee viajar en categoría superior a la expresada en la normativa, como norma general se le ofrecerá el billete solicitado descontando la demasía de la asignación económica acordada o acuerdo similar.
Cualquier situación que se aparte de lo explicado en esta normativa requerirá de la aprobación expresa de la Junta directiva de SEPA.
[14] La reserva hotelera se ceñirá a la participación en el evento con una duración máxima del mismo periodo que dure la actividad científica ordinaria. También se tendrá en cuenta la posibilidad de combinar Avión + hotel, al ser esta una opción más económica aunque suele obligar a permanecer la noche del sábado al Domingo. Esto último es especialmente importante para viajes internacionales.
[15] La inscripción de los ponentes debe incluir la invitación a la Cena de los ponentes.
